نرم افزار حسابداری به چه دردی می خورد؟

حتما باید نرم افزار حسابداری داشته باشیم؟

احتمالا این سوال در بین بسیاری از صاحبین کسب و کار رواج دارد. به طور کلی پاسخ این سوال که چرا نرم افزار حسابداری مثبت است، اما در برخی موارد نیز ممکن است به نرم افزارهای حسابداری نیاز پیدا نکنید. در مجموع استفاده از نرم افزارهای حسابداری باعث سهولت در مدیریت امور مالی کسب و کار و البته افزایش صحت و دقت آن می شود و بهتر است همه کسب و کارها از این نرم افزارها بهره بگیرند، اما در موارد زیر توصیه می شود حتما نسبت به استفاده از یک نرم افزار حسابداری در امور مالی کسب و کار خود بهره ببرید:

اگر لازم است موجودی کالای خود را به صورت دائمی داشته باشید.

اگر نیاز دارید از اطلاعات و وضعیت مالی و اطلاعات اجناس خود گزارشی تهیه کنید.

اگر قصد استفاده از صندوق فروشگاهی در فروشگاه خود را دارید.

اگر قصد استفاده از بارکدها را روی محصولات خود دارید.

اگر می خواهید به مشتریان خود فاکتور چاپ شده ارائه کنید

حتما به نرم افزار حسابداری نیاز پیدا می کنید.

 

نرم افزار حسابداری در گذشته

وقتی به گذشته سفر می کنیم، می بینیم که مدیریت یک کسب و کار به دلیل دستی بودن تمامی کارها چقدر خسته کننده و دشوار بوده است به عنوان مثال تعداد موجودی مورد نیاز مشتریان به صورت دستی به هر نسخه از فاکتورها اضافه می شد و پس از آن با محاسبه قیمت های موجودی اقلام، قیمت کل تعیین می گردید یا زمانی که می خواستند با تامین کنندگان تسویه حساب کنند و دچار اختلاف حسابهایی می شدند، براحتی مشخص نمی شد که کجای محاسبات آنها اشتباه شده است و برای همین این روند برای آنها بسیار خسته کننده و گاهی نا امید کننده می شد.

البته امروز هم خیلی ها هنوز برای ثبت یک فاکتور دستی 5 تا 15 دقیقه وقت می گذارند و اگر واقعا مجبور باشند که در طی یک روز ده ها فاکتور را بصورت دستی ثبت کنند، این احساس به آنها دست خواهد داد که در حال کار، روی یک پروژه تحقیقاتی بزرگ هستند!

دلایل داشتن نرم افزار حسابداری

مزیت اصلی مکانیزه شدن خرده فروشی ها و تجهیز اصناف مختلف به صندوق فروشگاهی را میتوان در وهله اول، سرعت بخشیدن به فرآیند صدور فاکتور و ارائه خدمات به مشتریان دانست.

علاوه بر مزیت های خاصی که صندوق فروشگاهی برای صاحبان کسب و کارها فراهم میکند، از مهمترین قابلیت های آن اتصال به دستگاه pos یا دستگاه کارتخوان بانک های مختلف می باشد. این امکان تا به امروز توانسته اثرات بسیار زیادی در جلب رضایت مشتریان داشته باشد و اکثر صاحبان مشاغل خرد و کوچک بازخورد مثبتی از مشتریان دریافت کرده اند.

با استفاده از سیستم پوز فروشگاهی که به دستگاه pos بانک متصل می شود، مشتریان و فروشندگان دیگر نیازی به ورود مبلغ به صورت دستی ندارند و میزان مبلغ خرید مشتریان به صورت خودکار از طریق نرم افزار حسابداری فروشگاهی که این ارتباط را میسر می کند به دستگاه پوز ارسال می شود و مشتری تنها کافیست که کارت بانکی را کشیده و رمز را وارد کند.

برقراری امنیت در چنین فرآیندی به وضوح پیداست و امکان رخ دادن هرگونه خطا و اشتباهی تا میزان قابل توجهی کاهش می یابد. به این ترتیب استفاده از صندوق فروشگاهی نه تنها برای صاحبان کسب و کارها مزیت های بسیاری را به همراه دارد بلکه پوز فروشگاهی میتواند با جلب اطمینان مشتریان و حفظ امنیت اطلاعات آنها، رضایت صد درصدی مشتریان را از خریدشان فراهم کند.

 

در کنار تجهیزات استاندارد صندوق فروشگاهی که همگی در یک ساختار بهم پیوسته با یکدیگر در ارتباط هستند، سخت افزارهای جانبی دیگری همچون pinpad نیز وجود دارد که در صورت تمایل کسب و کارها میتوانند از آن استفاده کنند. این دستگاه به مشتریان امکان میدهد که مشتری خودش رمز کارت بانکی را وارد نماید. به این ترتیب حریم خصوصی مشتریان حفظ می شود و دیگر نیازی به اعلام رمز عبور در حضور سایر مشتریان و صندوقداران نیست. بنابراین مشتری احساس یک خرید امن و مورد اطمینان را خواهد داشت.

صندوق فروشگاهی استاندارد دارای یک صفحه نمایش اصلی است که کل خرید را قبل از چاپ فاکتور نمایش می دهد. صندوقدار با ورود قیمت اقلام به صورت جداگانه و محاسبه مالیات، قیمت نهایی را چاپ می کند. به وسیله استفاده از نرم افزار صندوق مکانیزه فروشگاهی، میتوان در پایان روز میزان فروش، سود و زیان را در گزارش های کاربردی مشاهده کرد.

 

اطلاعات فروش

صندوق فروشگاهی شما باید قابلیت تولید گزارش‌‌گیری قوی روی نتایج فروش‌تان را داشته باشد. این دستگاه باید به‌صورت ساعتی و روزانه عمل کند و گزارش‌هایی با زمان واقعی ارائه دهد. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا به وقایع درطول روز و سال نگاه کنید. این سیستم همچنین باید براساس روند فروش برای شما پیش‌بینی‌هایی ارائه دهد و در قالب انواع نمودارها بتوان این گزارشات را تهیه کرد.

 

مدیریت کارکنان

به احتمال زیاد یک جزء مهم که هنگام جستجو برای یک صندوق فروشگاهی فراموش می‌شود، مدیریت کارکنان است. آیا شما کارکنان درستی را برای سطوح مختلف فروش انتخاب کرده‌اید؟ برنامه‌ی هفته‌ی آینده‌‌ی شما براساس پیش‌بینی فروش‌تان چیست؟ این برنامه باید ساعت‌های کاری کارکنان و روند فروش را نیزشامل شود.

 

کاهش خطا

به واسطه برنامه حسابداری، می توان هزینه های به وجود آمده در بروز اشتباهات به هنگام ورود اطلاعات را به مقدار قابل توجهی کاهش داد و به طور معمول صدها ورودی و خروجی را می‌توان به طور همزمان مورد بررسی قرار داد.

 

مالیات

این نرم افزارها قابلیت ارائه تمام جزئیات مالی را به مدیران ارشد مالی دارند که با استفاده از آن می‌توان مالیات معاملات کسب و کار را دقیقتر محاسبه نمود.

 

صرفه جویی در زمان و هزینه

استفاده از این ابزار می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان و هزینه‌ ها شود. چون با استفاده از برنامه های حسابداری کامپیوتری دیگر نیازی به دسته بندی اطلاعات به صورت دستی نیست و به صورت هوشمند انجام می شود و همچنین نیازی به جست و جو برای پیدا کردن اطلاعات و اسناد گذشته از برگه‌ها و پوشه‌ها نمی باشد که همین امر باعث کاهش زمان کارهای خواسته شده از کارکنان مگردد در نتیجه صرفه جویی در هزینه‌ها را در پی خواهد داشت.

 

بارکد خوان

با استفاده از بارکد خوان می‌توان شمارش کالاها را توسط نرم افزار حسابداری فروشگاهی انجام داد. با برقراری ارتباط بین نرم افزار فروشگاهی و دستگاه بارکدخوان می توان روند جستجوی محصول برای درج فاکتور را سرعت بخشید و همچنین شمارش کالاهایی از یک نوع را به راحتی انجام داد.

 

موجودی و انبار

مدیریت موجودی با یک نرم افزار انبار برای پاسخگویی به نیاز مشتریان و همچنین برای ثبت سفارش از تامین کنندگان اهمیت زیادی دارد و از این رو باید بصورت لحظه ای همیشه به میزان موجودی خود دسترسی داشته باشید یا زمانی که می خواهید انبارگردانی نمایید باید این کار برای شما سریع و راحت بوده تا از خواب کالا که می تواند به شما حسابی ضرر برساند جلوگیری کند و همچنین یادتان باشد همیشه بخش زیادی از دارایی شما در موجودی انبار شما خلاصه شده است و به همین دلیل آگاه بودن از میزان آن بسیار اهمیت دارد.

منبع: bench.co