9 اشتباه ساده ولی مرگبار در حسابداری کسب و کارها

یک مدیر کسب و کار به عنوان یک کارافرین مسئول تمام اتفاقات درونی و بیرونی سازمان خود است و اگر خود آن هم بخواهد به تنهایی تمامی امور حسابداری و اجرایی خود را انجام دهد به احتمال زیاد خطاها و اشتباهات حسابداری زیادی را نادیده خواهد گرفت که همین اشتباهات کوچک در طول زمان می تواند به مشکلاتی بزرگ تبدیل شود پس بهتر است قبل از اینکه با اشتباهات رایج حسابداری آشنا شوید فکری برای تفکیک وظایف در سازمان خود داشته باشید و اما این اشتباهات چیست؟

 

یکی بودن حساب های بانکی شخصی و کاری

مدیریت کسب کار شما با زندگی شخصی که دارید کاملا جدا است به نحوی که از حساب های بانکی و کارت های اعتباری شما گرفته تا بقیه موارد باید از یکدیگر مجزا باشد و عدم انجام این کار باعث می شود که نتوانید هزینه های شخصی و شغلی خود را به درستی از هم تفکیک کنید و مسلما این مسئله در محاسبات مالیاتی شما را با مشکل روبرو می کند.

حتی اگر حساب های شخصی و کاری مجزا دارید، سعی کنید تا حد امکان از حسابهای شخصی تان برای پرداخت هزینه های کسب و کار خود استفاده نکنید. چرا که ممکن است فراموش کنید تا آنها را ثبت نموده و در محاسبات هزینه های قابل قبول مالیاتی خود لحاظ نمایید.

 

استفاده ی نادرست از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری به طور قطع می تواند به ساده تر کردن امور مالی شما کمک کند. اما اگر به طور صحیح از نرم افزار استفاده نکنید، ممکن است عملیات حسابداری خود را در معرض خطا قرار دهید. گذشته از این، ندانستن چگونگی استفاده از همه ی ویژگی های نرم افزار به طور کارآمد، باعث اتلاف وقت می شود.

از شرکت های تولید نرم افزار حسابداری مجموعه ای از منابع آموزشی و همچنین تیم های ارائه خدمات پشتیبانی دارند که می توانند در زمینه آموزش اصول حسابداری و اجرای صحیح نرم افزار به شما کمک کنند. که شما با انتخاب نرم افزار حسابداری فرمول می توانید از یک منبع آموزشی و پشتیبانی قوی برخوردار باشید.

 

برون سپاری حسابداری خوب است ولی نه به اشتباه

شاید یکی از راه های به صرفه برا شما این باشد که کلیه امور مالی و حسابداری خود را برون سپاری نمایید. اما باید بدانید اگر این کار به درستی انجام نگیرد برای شما به یک اشتباه پر هزینه تبدیل می شود. یک حسابدار علاوه بر تسلط بر مبانی و مفاهیم اصلی حسابداری همچون تفاوت بین حسابداری نقدی و تعهدی و یا نحوه ی تطبیق حساب ها، باید با صنعت مربوطه و نیازها و ملزومات کسب و کار شما نیز آشنایی کافی داشته باشد. همچنین یک حسابدار علاوه بر دانستن اصول اولیه، شخصی است که شما باید بتوانید به او اعتماد کنید تا در رشد شغلی به شما کمک نماید.

 

برای برون سپاری یا جذب حسابدار دقت کنید

هنگامی که یک کسب و کار کوچک با درآمد محدود را اداره می‌کنید، انجام امور حسابداری آن توسط صاحبان مشاغل منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. اما در برخی موارد این امر، موجب افزایش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک می‌شود.

به دلیل اینکه صاحبان مشاغل دانش کافی در زمینه حسابداری را ندارند، امکان بروز اشتباه‌های رایج حسابداری افزایش می‌یابد. به عنوان مثال پلمپ دفاتر یا رسیدگی به امور مالیاتی بسیار پیچیده است و نیاز به دانش حسابداری دارد.

بنابراین استفاده از خدمات حسابداری یک حسابدار حرفه ای، منجر به کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از بروز خطاهای مالیاتی می‌شود. پس به منظور مدیریت امور حسابداری مشاغل خود، از حسابداران نیز کمک بخواهید.

امور حسابداری خود را یک شبه انجام ندهید

از آنجا که حسابداری مجموعه ای از کارهای کوچک اما بی شمار است که به مرور زمان ایجاد می شود، انجام یکباره کلیه امور می تواند برای شما دشوار باشد. محول کردن امور حسابداری به آخرین لحظات می تواند باعث ایجاد استرس و اضطراب در شما شود که بعضی اوقات می تواند منجر به اشتباهات قابل توجهی در فرآیند حسابداری شما شود.

این قابل درک است، زیرا حسابداری شاید جذاب ترین بخش اجرایی یک کسب و کار نباشد. احتمالا به همین دلیل است که بعضی از صاحبان مشاغل فقط در صورت نیاز به گزارش های مالی این کار را انجام می دهند. بهترین کاری که شما می توانید انجام دهید این است که در طول سال زمان های مشخصی را به کنترل و پیگیری حساب های خود اختصاص دهید. دلیل دیگر انجام امور حسابداری خود در طول سال این است که بتوانید با منابع مالی خود آشنا شوید و تصمیمات شغلی بهتری بگیرید.

 

خطا در هنگام ورود داده

یکی از رایج ترین اشتباهات، خطا در هنگام ورود اطلاعات به دفتر یا نرم افزار حسابداری است. این خطا امری رایج در حسابداری محسوب می شود. به طور کلی حسابداران نمی توانند از بروز خطا در وارد کردن داده ها اجتناب کنند اما می توان یک خط مشی برای وارد کردن داده ها در نظر گرفت که با دنبال کردن آن خطاهای حسابداری به حداقل برسد.

به عنوان مثال حسابداران می توانند رسیدهای مشتری و گزارش پرداخت فروشنده را به صورت دوره ای مجدد مورد ارزیابی قرار دهند تا اطمینان حاصل کنند که کلیه رسیدها و پرداختها منطقی به نظر می رسند.

 

استفاده نکردن از پشتیبان گیری در نرم افزار حسابداری

خوشبختانه امروزه بسیار از نرم افزارهای حسابداری قابلیت پشتیبان گیری را دارند و شما برای نظم بخشی به کارها می توانید از این قابلیت استفاده نمایند البته اگر نرم افزار شما قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات را دارد لازم است که فایل های پشتیبان خود را دوباره بررسی کرده تا از صحت و سلامتشان مطمئن شوید.

 

میزان بودجه با استراتژی ها همخوانی ندارد

اطمینان از تطابق بودجه با استراتژی های تجاری یکی از بنیادی ترین وظایف حسابداران به حساب می آید و عدم هماهنگی بودجه با استراتژی از اشتباهات در حسابداری محسوب می شود. به منظور پیشگیری از بروز چنین خطاهایی بهتر است که ابتدا بودجه شرکت در نظر گرفته شود. بودجه در واقع منبعی است که به کمک آن می توان به اهداف تعیین شده برای تجارت ها دست یافت بنابراین بهتر است که از منابع در جهت دستیابی به اهداف مشاغل استفاده شود.

 

ثبت معاملات کوچک فراموش نکنید

ثبت تمامی هزینه‌ها، هر چند ناچیز باشند، در حسابداری کسب و کارهای کوچک از اهمیت بالایی برخوردار است. تمامی مشاغل باید سوابق مربوط به هزینه‌های خود را ثبت و نگهداری کنند. این موضوع به ویژه در مشاغلی که خرده فروشی در آنها وجود دارد، حائز اهمیت است.

در چنین مشاغلی کلیه معاملات تجاری، مبتنی  بر پول نقد است. ثبت معاملات بسیار کوچک مانند پرداخت هزینه‌های مربوط به تحویل پستی نیز بسیار برای مشاغل کوچک، لازم است. چنانچه معاملات به درستی ثبت شوند، مدیریت معاملات بزرگ‌تر بسیار ساده‌تر می‌شود. در نتیجه از بروز اشتباه‌های رایج حسابداری جلوگیری می‌شود.