نرم افزارهای حسابداری یکپارچه چیست و بهترین آن کدام است؟

در کسب کارهای سنتی دفتر حساب خرید محصول، فروش های روزانه، چک و... جدا از هم است و زمانی که یک مدیر می خواهد بداند کسب و کار آن در چه وضعی است باید بنشیند و یکی یکی ارتباط هر یک از دفاتر حساب خود را با یکدیگر بررسی کند تا دقیقا بداند چقدر طلبکار،بدهکار یا اینکه چقدر محصول باید برای کسب و کار خود باید ثبت سفارش نماید که انجام تمامی این کارها بصورت جدا از هم و دستی بسیار دشوار است اما...

امروزه با گستردگی نیاز کسب و کارها برای دستیابی به اهداف خود نیاز به نرم افزارها دارند اما نه یک نرم افزار معمولی بلکه یک نرم افزار یکپارچه یا Integrated Software به این دلیل که جریان گردش اطلاعات در بین بخش های مختلف کسب و کار مانند  انبار، خرید، فروش و... به یکدیگر مرتبط است و شما در هر لحظه تصویری واقعی از امور مالی کسب و کار خود دریافت می کنید و همه فرایند ها در لحظه اتفاق می افتد که همین موضوع به مدیریت کمک می کند تا بر اساس اطلاعات موجود، درست به موقع تصمیمات صحیح کارى بگیرد و یا دوره هاى اصلاحى فورى اعمال کند.

بطور مثال نرم افزارهای حسابداری یکپارچه دارای ماژول های مختلفی مانند فروش، خرید و تامین ، حسابداری، انبار و... است و به این دلیل که تمامی ماژول های نرم افزار به یکدیگر متصل است شما در لحظه می توانید گزارشات ترکیبی از بخش های مختلف نرم افزار حسابداری دریافت کنید تا در کمترین زمان با مشاهده این گزارشات بتوانید بهترین تصمیمات را اتخاذ نمایید.

 

این درحالی است که...

اگر یکپارچگی سازمانی در کسب و کارها وجود نداشته باشد و یک کسب و کار به عنوان مثال نتواند بخش های فروش و انبارش ارتباط برقرار کند و یا اگر کسب و کاری نتواند با بخش مالی خود در ارتباط باشد باید ضررهای زیادی را مثل هدر رفتن زمان و از دست دادن مشتری برای عدم موجودی کالا را متحمل شود.

مزایای سیستم های یکپارچه

کاربری خود را ساده تر کنید: همانطور که گفت شده شما در حالت سنتی یا اگر نرم افزار یکپارچه نداشته باشید باید تمامی فرایندها و اطلاعات کسب و کارتان که جدا از هم است را با صرف زمان و انرژی زیاد به یک دیگر مرتبط سازید تا بتوانید گزارش مورد نظر خود را از آنها استخراج کنید اما شما با داشتن یک نرم افزار حسابداری یکپارچه دیگر چنین مشکلاتی را نخواهید داشت.

صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی: این هم یک مزیت دیگر نرم افزار یکپارچه است که سبب جلوگیری از دوباره کاری و اتلاف وقت کارمندان است؛ به این معنی که نیازی نیست اطلاعاتی که توسط یک بخش وارد سیستم شده دوباره توسط کارمندان بخش دیگر وارد سیستم شود به این ترتیب کارمندان وقت خود را صرف امور مهمتری کرده و باعث افزایش بهره وری می شود.

صرفه جویی در هزینه: مسلماً خرید یک سیستم واحد هزینه کمتری نسبت به خرید چندین سیستم جدا از هم دارد. همچنین هزینه پشتیبانی سیستم های جامع نسبت به سیستم های جدا از هم کمتر است.

کنترل نقدینگی: با توجه به اینکه در نرم افزارهای یکپارچه حسابداری تمامی گردش اطلاعات در یک بستر انجام می شود می توان براحتی جریان نقدینگی را مدیریت کرده و به آنها جهت داد.

بستن سال مالی راحت: وقتی سیستم شما یکپارچه باشد این امکان را خواهید داشت که فقط با یک کلیک ساده به انواع حساب های مالی دسترسی داشته و در پایان سال آن را ببندید و حتی آن را با سالهای گذشته مقایسه کنید.

نگاه به کسب و کار از بالا: زمانی می توان یک تصمیم مدیریتی صحیح و به موقع گرفت که مدیر در هر لحظه بتواند از بالا به تمام فرایندهای جاری کسب و کار خودش اشراف کامل داشته باشد نه اینکه در لابه لای فرایندهای کاری خود زنجیر شده باشد و راهی برای نجات نداشته باشد اما زمانی که نگاه از بالا باشد می توان یک دید واقعی به تمام کسب و کار داشت و تصمیمات مدیریتی مهم را به موقع اتخاذ نمود.

 

همچنین از جمله مزایای دیگر می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- کنترل و مدیریت اطلاعات ثبت‌ شده در سیستم و فرآیندهای عملیاتی

- پیاده‌سازی سریع‌تر و شتاب در توسعه کسب‌وکارهای سازمان

- سهولت در تغیر فرآیندها، مطابق به نیازهای سازمان

- کاهش هزینه‌ها و سهولت در نگه داشت نرم‌افزارها

- انسجام اطلاعات ثبت ‌شده

- افزایش بهره‌وری سازمان در رویایی با مشتریان و اخذ اطلاعات صحیح و در لحظه

- عدم مغایرت بین فرِآیندهای عملیاتی و زیر سیستمها با نرم ‌افزار حسابداری

- جلوگیری از پیاده‌سازی فرآیندها و سیستم‌های جزیرهای در سازمان

- سیستماتیک کردن فرآیندهای عملیاتی و جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری

 

چگونه یک نرم افزار حسابداری یکپارچه انتخاب کنیم؟

قبل از هر چیز باید بدانید که ویژگی های کلی تمام نرم افزارهای یکپارچه تقریبا یکی از است اما تفاوت در مزیت های جانبی نرم افزارها است برای همین باید در مقایسه نرم افزارها به این نکته توجه داشت که نرم افزاری باید انتخاب شود که بیشترین امکانات جانبی را داشته باشد.

موضوع بعدی زیبایی و کاربری ساده نرم افزار است که متاسفانه در ایران اکثر نرم افزارهای تولید شده دارای این ضعف هستند برای همین پیشنهاد می کنیم قبل از انتخاب ابتدا نیازها و خواسته مورد نظرتون رو از یک نرم افزار حسابداری مشخص کنید سپس یک نرم افزار حسابداری یکپارچه که کاربری ساده برای امور مالی شما را دارد انتخاب نمایید.