ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی

اگر شما هم می خواهید بدانید ERP چیست باید بدانید که ERP مخفف Enterprise Resource Planning به معنای مدیریت برنامه‌ ریزی منابع سازمان می باشد که این سیستم‌ها با جمع آوری داده‌های تراکنش سازمان از چند منبع، مانع از تکرار داده‌ها شده و یکپارچگی را در قالب یک منبع اطلاعاتی واقعی و حقیقی فراهم می ‌کنند.

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP

در سال 1913 فردی به نام فورد ویتمن هریس سیستم کاغذی EOQ که مخفف Economic Order Quantity برای برنامه ریزی تولید طراحی کرد سپس شرکت Toolmaker Black and Decker در سال ۱۹۶۴ به عنوان اولین شرکتی محسوب شد که روش برنامه ریزی مواد مورد نیاز MRP را به کار برد. این روش توانست  EOQ را با یک کامپیوتر بزرگ mainframe ترکیب نماید اما در سال 1983 با تکامل سیستم رایانه ای این سیستم به MRPII ارتقا یافت که صورتحساب ها و مدیریت قرارداد ها با فعالیت‌های مختلف تولیدی در قالب یک سیستم مشترک با هم ترکیب شدند.

در سال‌ های‌ 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP بـا یکدیگر پیوند خوردند و با یک معماری جدید راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی تحت وب توسعه یافتند.

 

چرا باید از سیستم های ERP استفاده کرد؟

زمانی که اطلاعات شما یکپارچه باشد می توانید براحتی تصمیمات مدیریت خود را اتخاذ نمایید و به این دلیل که دپارتمان های مختلف با هم هماهنگ می شوند گردش اطلاعات در تمام سطوح و بین تمام بخش‌های سازمان شما به راحتی انجام می گردد و در ادامه به برخی از مزایای داشتن سیستم ERP خواهیم پرداخت:

- کاهش زمان انجام سفارش

- گسترش کسب‌وکار

- کاهش هزینه حمل و نقل

- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری

- افزایش میزان فروش

- کاهش کار در جریان

- رضایت بیشتر مشتری

- بهبود عملکرد فروشنده

- افزایش انعطاف‌پذیری

- کاهش هزینه های انبار   

- کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید

- کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان

- کاهش هزینه‌های کیفیت

- افزایش بهره‌ وری منابع

- بهبود دقت اطلاعات

- افزایش قابلیت تصمیم‌گیری

- مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها

- امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و تکنولوژیهای جدید از جمله  JIT،ABC  و...

- تجربه کاربری و طراحی مشترک، نرخ رضایت کاربران را افزایش می‌دهد

- تغییر تمرکز از برنامه نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرایندها

- با تسهیل فرایندهای کاری و به کارگیری بهترین روش‌ها، هزینه‌های عملیاتی و اجرایی کاهش می‌یابد.

- از آنجا که کاربران از اطلاعات قراردادها، سفارش‌ها و خریدها اطلاع دارند، همکاری میان آنها افزایش می‌یابد.

- زیرساخت با ثباتی از پشتیبانی سازمانی (pack office) گرفته تا دفتر اداری (front office) برقرار است. این فرایند در نهایت ظاهر و حس مشترکی را به تمامی‌فعالیت‌های کسب و کار می‌دهد.

- یکپارچه سازی اطلاعات: بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش، تولید و... گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد.

- هر کسی با وجود این مخزن متمرکز و امن اطلاعات از درستی، به روز بودن و تکمیل بودن داده‌ها اطمینان دارد.

- یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان: کمک خواهد کرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند.

- استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید: سیستمهای ERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.

- استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت، صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

- با کمک اطلاعات حاصل از گزارش‌های کاری، چشم انداز کسب و کار تقویت می‌شود.

- یکپارچگی داده‌ها برای هر فعالیت اجرایی در سازمان از صورتهای مالی فصلی گرفته تا گزارش‌های مطالبات معوقه برقرار است.

- با بهبود یکپارچگی داده‌ها و افزایش کنترل‌های مالی، احتمال ریسک هم کاهش می‌یابد.

- کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول

- افزایش شفافیت و ردگیری فرآیندهای تولید برای مشتری

- افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری

- افزایش رضایت مندی مشتری از طریق درگیر کردن وی در کارها از لحظه سفارش تا دریافت محصول

چرا در بیشتر مواقع اجرای ERP با شکست مواجه می شود؟

- تعریف نامناسب اهداف برنامه

- مقاومت افراد‌ برای‌ استفاده از نرم‌افزار و تغییرات کسب و کار با توجه به راهکار جدید

- مدیریت ضعیف پروژه

- تخمین نادرست سطوح‌ منابع‌ مورد‌ نیاز‌ جهت‌ اجرای سیستم در سطح سازمان

- عدم حمایت مدیران عالی و مدیران بخش های مختلف سازمان

 

سیستم های تشکیل دهنده ERP چیست؟

بخش های مختلف سیستم های ERP شامل موارد زیر است:

- اطلاعات پایه سازمان

- اطلاعات پایه کنترل پروژه

- اطلاعات پایه منابع انسانی

- اطلاعات پایه مالی

- اطلاعات پایه تولید

- اطلاعات پایه لجستیک و تدارکات

- زیر سیستم های لجستیک

- زیر سیستم های تولید

- زیر سیستم های مدیریت منابع انسانی

- زیر سیستم های اطلاعات فنی

- زیر سیستم های اداری

- زیر سیستم های مالی

 

مراحل پیاده سازی سیستم ERP

برای پیاده سازی یک سیستم ERP مراحل زیر را باید طی نمایید:

طرح توجیهی

ابتدا باید درباره موارد زیر طرح توجیهی تهیه کرد:

- تعریف مسئله

- توصیف اهداف و دامنه ماموریت برنامه

- فرضیات

- هزینه‌های پیاده‌سازی

- زمان‌بندی پیاده‌سازی

- ریسک‌های توسعه و عملیاتی

- مزیت‌های پیش ‌بینی‌شده

 

و بعد آماده شدن باید مجوز رسمی برای هزینه کردن منابع مالی و کارمندان مستقیمی را برای پیاده‌سازی برنامه‌ ریزی منابع سازمانی دریافت کرد.

 

برنامه‌ ریزی

برای اجرای طرح توجیهی باید یک برنامه زمانبندی شده داشت که شامل گامهای زیر می باشد:

زمان ‌بندی سطح بالایی که برای طرح توجیهی تعریف شده به برنامه‌ای کاری تبدیل می‌شود که باید شامل گام‌های زیر باشد:

- نهایی کردن اعضای تیم: در این مرحله اعضای کلیدی داخلی باید با نام مشخص شوند. سایر کارمندان مورد نیاز باید بر اساس نقش مشخص شوند. شریک‌های خارجی باید انتخاب شوند. شریک‌های متداول شامل متخصصان پیاده‌سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمانی، متخصصان مدیریت تغییر سازمانی و متخصصان فنی می‌شوند.

- تکمیل قراردادها: قراردادهای مربوط به نرم‌افزار، فناوری و خدمات جدید باید نهایی شوند.

- برنامه‌ریزی برای ارتقای زیرساخت: سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی که در محل شرکت نصب می‌شوند اغلب به پردازنده‌های سریع‌تر، فضای ذخیره‌سازی بیشتر و ارتباطات بهتر نیاز دارند. بعضی از سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی ابری ارتقاهای زیرساخت را به حداقل برسانند. اما این سیستم‌ها هم به ارتقای زیرساخت نیاز دارند.

- تهیه برنامه کاری و زمان‌بندی: وظایف، وابستگی‌ها، منابع و زمان‌بندی باید تا حد ممکن شفاف و مشخص شوند.

 

پیکربندی نرم‌افزار

این مرحله بزرگ ‌ترین و دشوارترین مرحله است. گام‌های اصلی این مرحله به شرح زیر هستند:

- تحلیل خلاها: درک خلاهای فرایندهای کسب‌وکار موجود و اپلیکیشن‌های پشتیبان به تیم پروژه کمک می‌کند بفهمند چطور باید فرایندهای کسب‌وکار را تغییر دهند تا با نرم‌افزار سازگار شوند.

- تعیین پارامترها: پارامترهای نرم‌افزار برنامه ‌ریزی منابع سازمانی تعیین می‌شوند تا فرایندهای جدید کسب‌وکار را به ‌خوبی منعکس کنند.

- انجام برنامه‌نویسی مورد نیاز: در حالت ایده‌آل نیازی به تغییر در نرم‌افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی نیست. بااین‌حال ممکن است برای رابط‌های بین این نرم‌افزار و سایر سیستم‌ها یا برای جابه‌جایی داده‌ها به برنامه‌نویسی نیاز داشته باشید.

- جابه‌جایی داده‌ها: تیم تعریف‌های داده را استاندارد و فایل‌های موجود را از نظر تکمیل بودن، کیفیت و افزونگی داده‌ها بررسی می‌کند. در نهایت داده‌های موجود پاکسازی می‌شوند و به سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمانی جدید منتقل می‌شوند.

- آزمایش سیستم: سیستم آزمایش می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کارکرد و پاسخگویی مورد نیاز را ارائه می‌دهد.

- مستندسازی سیستم: اسناد کارکردی و فنی مورد نیاز تهیه می‌شوند. وندور معمولا اسنادی دارد که می‌توان با استانداردهای سازمانی متناسبشان کرد.

- ارتقای زیرساخت: هر گونه ارتقای مورد نیاز انجام می‌شود.

 

استقرار سیستم ERP

پیش از مرحله آخری که به عملیاتی شدن سیستم جدید منجر می‌شود، چند فعالیت شامل موارد زیر باید تکمیل شوند:

- آموزش کارمندان: همه کارمندان باید برای کار کردن با سیستم جدید آموزش ببینند و حقوق دسترسی دریافت کنند.

- برنامه‌ریزی برای پشتیبانی: تیم پشتیبانی باید تشکیل شود تا بعد از عملیاتی شدن سیستم به پرسش‌ها پاسخ دهد و مشکلات را حل کند.

- آزمایش کردن سیستم: سیستم جدید باید با دقت آزمایش شود تا اطمینان حاصل شود که امن و پاسخگو است و کارکرد توصیف‌شده در طرح توجیهی را ارائه می‌دهد.

- تصمیم‌گیری در مورد «آغاز به کار رسمی» سیستم: وقتی مدیر ارشد حامی اطمینان پیدا کرد که سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی جدید آماده است، سازمان باید سیستم قدیمی را کنار بگذارد و از سیستم جدید استفاده کند.

 

پایدار کردن سیستم

بعد از استقرار سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی، بیشتر سازمان‌ها با افت عملکرد کسب‌وکار روبرو می‌شوند، چرا که کارمندان در حال یادگیری نقش‌ها، ابزارها، فرایندهای کسب‌وکار و سنجه‌های جدید هستند. به ‌علاوه داده‌هایی که به‌ خوبی پاکسازی نشده‌اند و گلوگاه‌های زیرساخت اختلال‌هایی را به ‌وجود می‌آورند. همه این مسائل بار کاری زیادی را به تیم استقرار و پشتیبانی سیستم تحمیل می‌کنند.

 

منبع: سایت CIO