نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه کمکی به ما می کند؟

یک نرم افزار حسابداری مناسب برای فروشگاه شما از مرحله ورود و خروج کالا به انبار تا صدور فاکتور و ثبت مشتریان و همچنین محاسبه حقوق و دستمزد و بودجه را می تواند انجام دهد و از این طریق به سادگی می توان مدیریت کرد. برای همین پوشش دادن تمام فعالیت‌های مرتبط با فروشگاه را می‌توانیم یکی از ویژگی‌های مهم در تشخیص کارایی یک نرم افزار حسابداری در نظر گرفت همچنین امروزه یکپارچه بودن آن از اهمیت بسزایی برخوردار است تا با استفاده از این امکانات نیازی به وارد کردن دوباره و چند باره اطلاعات مختلف در سیستم حسابداری شما وجود ندارد. به این ترتیب می‌توانید با یک بار وارد کردن محصولات و قیمت‌ها، تمام محاسبات حسابداری مرتبط با آن ها را در تمام بخش‌های سیستم حسابداری خود داشته باشید.

تنظیمات فاکتوردهی

یک از مهمترین بخش های حسابداری، صندوق فروشگاه است که داشتن قابلیت اتصال به فیش پرینتر برای افزایش رضایت مشتریان از اهمیت بسیار بالایی بر خوردار است و از این رو نرم افزار حسابداری صندوق فروشگاهی امکان تظیمات قالب فاکتور را نیز باید دارا باشد.

 

پیش بینی بودجه

یکی از مزیت های نرم افزار حسابداری فروشگاه امکان ارائه گزارشات و تحلیل آن است که با مشاهده آن می توان برای سال بعد کسب و کار خود بودجه تعیین نمایید.

 

مدیریت انبار

بخش انبار در یک فروشگاه به دلیل اینکه بخش اعظم دارایی یک کسب و کار در آن است یکی از حساس ترین بخش ها در یک فروشگاه است از این رو حتما باید نرم افزار حسابداری انتخاب بشود که بتواند حداقل های امور جاری انبار را انجام دهد. امکان وارد کردن کالاهای مختلف در انبار، امکان وارد کردن چند انبار، تقسیم کالاهای انبار و محاسبه موجودی کالایی انبار و فروشگاه از جمله بخش‌های مهم این قسمت از نرم‌افزارهای حسابداری است. از آنجا که در فروشگاه‌ها ابتدا کالا باید تامین شود تا فعالیت تجاری جریان پیدا کند، قبل از هر چیز این کالاها هستند که در بخش مدیریت انبار تعریف می‌شوند.

بهترین برنامه حسابداری فروشگاهی لازم است به خوبی بتواند کالاهای مختلف را بر پایه ویژگی‌های آن ها طبقه‌بندی و ثبت کرده، و همچنین امکاناتی برای پیگیری آن ها ارائه دهد. امروزه برخی از نرم‌افزارهای یکپارچه حسابداری بعد از وارد کردن کالاها به انبار، وضعیت آن ها را پیگیری کرده و هنگام صدور فاکتور موجودی کالا را تبدیل به موجودی مالی کرده و در محاسبات در نظر می‌گیرند.

 

حقوق و دستمزد کارکنان

اگر فروشگاه شما بزرگ باشد بطور حتم به این بخش نیاز خواهید داشت و باید فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس زمان کار و فعالیت کارکنان، حقوق دریافتی آن ها، مبلغ بیمه و مالیات و مواردی مانند این محاسبه می‌شود. انجام این فرآیند به صورت دستی کار بسیار سخت و زمان‌بری است به همین دلیل لازم است برای انجام آن از نرم‌افزارهای مناسب استفاده کنید. نرم‌افزارهای تخصصی به خوبی از پس محاسبه مالیات، میزان کارکرد و اضافه کاری با ضریب‌های مختلف و مواردی مانند این بر می‌آیند. آن ها همچنین به نحوی طراحی می‌شوند که محاسبات مالیاتی را در نظر بگیرند و به این ترتیب به شما کمک می‌کنند بدون هیچ دغدغه حقوقی به فعالیت تجاری خود ادامه دهید.

 

فاکتوردهی یکپارچه

یک نرم افزار حداقلی حسابداری باید بتواند هنگامی که یک کالا فروخته و برای آن فاکتور صادر می‌شود، سیستم به صورت خودکار آن را از انبار خارج کرده و مشخص ‌کند مبلغ آن توسط کدام فروشنده وارد حساب فروشگاه شده است. این سیستم‌ها همچنین امکاناتی برای دریافت اطلاعات مشتری و متصل شدن به بخش سی‌آر‌ام (CRM) ارائه می‌دهند. به عبارت دیگر هنگام صدور فاکتور، موجودی انبار و همین طور مبلغ دریافتی را در نظر گرفته و تغییرات مرتبط را در حساب‌های مختلف را بصورت یکپارچه ایجاد می کند.

یکپارچگی ماژول ها

نرم‌افزارهای یکپارچه حسابداری همه ماژولها مانند فروش و انبار به یک دیگر مرتبط است و گزارشات یکپارچه می دهد که باعث کاهش اشتباهات، صرفه‌جویی در وقت و هزینه خواهد شد و همچنین کنترل بهتر بر رویه اطلاعات را برای مدیران و صاحبان مجموعه فراهم می‌کند.

 

امنیت

یکی دیگر از نکاتی که باید هنگام انتخاب برنامه حسابداری مناسب به آن توجه کنید بحث امنیت است. همان طور که می‌دانید اطلاعات حسابداری مهم‌ترین اطلاعات یک کسب و کار هستند. دسترسی دیگران به این اطلاعات، یا امکان دستکاری در آن ها، می‌تواند باعث لطمات جدی و جبران‌ناپذیر به کسب و کار شود به همین دلیل امکان سطح بندی کاربران و تعیین سطوح دسترسی در سطح اطلاعات، فرم‌ها، دکمه‌ها دسترسی جزءبه‌جزء در نرم افزار حسابداری وجود داشته باشد.

 

پشتیبانی

هنگام خرید نرم‌افزارهای تخصصی توجه به کیفیت پشتیبابی دقت داشته باشید به این دلیل که خدمات پشتیبانی و خدمات پس از فروش از مهمترین مولفه ها در انتخاب نرم افزار حسابداری مطلوب می باشد. قطعا شروع نصب تا آموزش و در حین استفاده از نرم افزار همیشه نیاز به خدمات پشتیبانی می باشد پاسخگویی به موقع ، تعهد تیم پشتیبانی، بروزرسانی امکانات طبق نیازهای کاربران از مهترین ویژگی های تیم پشتیبانی خوب می باشد.

 

اتصال‌پذیری

امروزه راه‌های زیادی برای نظارت از راه دور روی سیستم‌های مختلف وجود دارد. اتصال‌پذیری برنامه حسابداری به این معنا است که بتوانید از طریق دستگاه‌ها و سیستم‌های مختلف با آن ارتباط برقرار کنید. برای مثال بسیاری از برنامه‌های تخصصی امکان رصد کردن امور حسابداری کسب و کار از طریق موبایل را فراهم می‌کنند. همچنین آن ها توانایی اتصال به مجموعه گسترده‌ای از دستگاه‌های اداری و تجاری، مثل پرینترهای بارکد و فاکتور، دستگاه‌های بارکد خوان، سیستم حضور و غیاب و مواردی از این قبیل را دارند.

 

طراحی گرافیکی جذاب و سهولت کاربری

کاربران سیستم دائماً با نرم‌افزار مشغول کار هستند و دوست دارند نرم‌افزار محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد و تا حدی بتوانند رنگ صفحات، میز کار شخصی و غیره را تغییر دهند. علاوه بر آن ظاهر نرم‌افزار هم نباید پیچیده باشد و کاربر بتواند به‌آسانی به منوها با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد.

 

گزارشات مفید ، کاربردی و دقیق

این نرم‌افزارها می توانند برای گزارشات از قالب‌های از پیش آماده شده استفاده نمایند و در صورت نیاز گزارشی را بصورت خاص برای خود طراحی کنند چراکه گزارشات مهمترین هدف راه اندازی سیستم حسابداری می باشد و تصمیات صحیح نتیجه گزارشات صحیح و کاربردی می شود. از مهم ترین گزارشات نرم افزار حسابداری فروشگاهی می توان به گزارشات مانده کالا ها و گردش کالا ها جهت مدیریت انبار فروشگاه ( از لحاظ پیش بینی صحیح سفارشات خرید فروشگاه و جلوگیری از سوء استفاده کارمندان و مشتریان ) ، گزارشات کالاهای پر فروش ، کالاهای پر سود ، کالاهای کم گردش و پر گردش ، حتی در اصنافی مانند سوپر مارکت ها گزارشات کالاهای تاریخ مصرف گدشته و همچنین گزارشات حسابداری شامل مانده حساب اشخاص مشتریان و تامین کنندگان ، گردش حساب اشخاص ، نمایش لیست بدهکاران و بستانکاران ، نمایش مانده بانک ها و صندوق ها و هچنین گزارشات سود و زیان به صورت بازه تاریخی ، فواصل زمانی و حتی سود و زیان ریز کالاها در فاکتور های فروش ، اشاره نمود .

 

بالا بودن سرعت نرم افزار

پردازش صحیح داده و ارائه گزارشات صحیح و دقیق مهمترین ویژگی نرم افزار می باشد به این دلیل که حجم زیاد عملیات حسابداری فروشگاه و زمان محدود یکی دیگر از مولفه های خرید نرم افزار، سرعت بالا در ثبت اطلاعات می باشد که محیط کاربری نرم افزار حسابداری بگونه ای طراحی شده باشد که کاربر یا صندوق دار یا حسابدار فروشگاه در زمان بسیار کوتاهی کلیه عملیات حسابداری را ثبت نموده و در نظر گرفتن کلید های میانبر سریع ، در دسترس بودن کلیه فرم های مورد نیاز کاربران ، قابلیت حدف امکاناتی که کاربر به آن نیاز ندارد ، جستجو های سریع و کامل ، در طراحی نرم افزار حسابداری فروشگاهی کمک زیادی به سرعت بالا در کار کردن کاربر مینماید .

 

انعطاف‌ پذیری

یکی از ویژگی‌ها بارز انتخاب نرم‌افزار خوب انعطاف‌پذیری نرم‌افزار در استفاده از امکانات تعبیه‌شده و همچنین ایجادفیلدهای دلخواه متناسب با نیاز هر صنعت در فرآیندهای داخلی شرکت می‌باشد. شرکت تولیدکننده نرم‌افزار می‌بایست در مقابل تغییرات درخواستی منعطف بوده و با لحاظ کردن استانداردهای موجود مسیر توسعه را در راستای نیاز کاربران فراهم کند.

 

مناسب با کسب‌وکار سازمان

یکی از پارامترهای مهم در انتخاب نرم‌افزار ویژگی متناسب بودن نرم‌افزار با کسب‌وکار می‌باشد، در صورتی که نرم‌افزار انتخاب‌شده متناسب با کسب‌وکار شما نباشد قطعاً کارآمد نبوده و نیازهای سازمان را برآورده نخواهد کرد همچنین نرم‌افزار انتخاب‌شده می‌بایست مسیر پیشرفت و توسعه کسب‌وکار شما در آینده پیش‌بینی کرده و نیازهای سازمان شما را پاسخ دهد، بدیهی است تنها در چنین حالتی است که در آینده نیاز به تغییر نرم‌افزار مالی و طی کردن مسیر سخت انتخاب نرم‌افزار جدید را نخواهید داشت.